50. deutsch – japanischer Sportjugend – Simultanaustausch 2023

Deutsche Sportjugend Internationale Jugendarbeit japan@dsj.de
Der Anmeldebogen ist nur gruppenweise an die dsj weiterzuleiten. Der Versand erfolgt nur über die Mitgliedsorganisation.

Anmeldebogen – Leitungsteam Gruppenleiter*in Teilnehmer*in

Name:	Vorname:

PLZ:	Ort:	Straße:

Geb.:	Mitglied im Sportverein:

Teilnahme- und Einverständniserklärung

Selbstverpflichtungserklärung

Alle Delegationsmitglieder des deutsch-japanischen Sportjugend-Simultanaustausches verstehen sich als Botschafter*innen ihres Landes. Jedes Mitglied dieser Delegation prägt somit das Erscheinungsbild des deutschen Jugendsports in der japanischen Öffentlichkeit.

Mit der Unterzeichnung dieser Erklärung erkennen alle Delegationsmitglieder - auch die nach deutschem Recht volljährigen Teilnehmenden - die gesetzlichen Bestimmungen in Japan (z.B. öffentliches Alkohol- und Rauchverbot bei Personen, die das 20. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, oder das Verbot des Besitzes und/oder Konsums von Drogen) sowie die Weisungsbefugnisse des dsj-Leitungsteams und der Gruppenleitungen an. Das Betreuungsteam haftet nicht für eventuelle ordnungswidrige, unerlaubte Einzelaktionen des Teilnehmenden.

Grobe Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen oder gegen allgemeine Verhaltensregeln können den Ausschluss aus der Delegation und somit die sofortige Beendigung der weiteren Programmteilnahme am deutsch-japanischen Sportjugend-Simultanaustausch zur Folge haben. Die Mehrkosten für die daraus resultierende frühzeitige Heimreise müssen vom Betroffenen getragen werden.

Aufsichtspflicht

Die Erziehungsberechtigten übertragen die aus der Aufsichtspflicht abgeleiteten Rechte und Pflichten für die Dauer des Aufenthaltes ihres Kindes an die Begleitpersonen des Austauschs (während des gemeinsamen Austauschprogramms) und an die*den sie*ihn aufnehmende(n) Erziehungsberechtigte(n) der*des Austauschpartnerin*-s (außerhalb des gemeinsamen Austauschprogramm).

Die Aufsichtspflicht der dsj beginnt bei der Ankunft des*der Teilnehmer(s)*in am Abreiseort in Deutschland und endet mit der Abreise am Ankunftsort in Deutschland.

Bild- und Tonrechte

Betreuer*innen und Teilnehmende dürfen im Rahmen des Programms des deutsch-japanischen Sportjugend-Simultanaustausches fotografiert und gefilmt werden. Fotos, Bild- und Tonaufnahmen von Teilnehmenden, die im Zusammenhang mit dem deutsch-japanischen Sportjugend-Simultanaustausch entstehen, dürfen auf Internetseiten und in Druckerzeugnissen der Deutschen Sportjugend und des Deutschen Olympischen Sportbundes veröffentlicht werden.

Für Foto-, Video- und Tonaufnahmen, die im Rahmen des deutsch-japanischen Sportjugend-Simultanaustausches von den Teilnehmenden und Betreuer*innen angefertigt und der Deutschen Sportjugend zur Verfügung gestellt werden, erhalten die Deutsche Sportjugend und der Deutsche Olympische Sportbund unbefristete Nutzungsrechte zur umfassenden und exklusiven Verwertung. Die Deutsche Sportjugend erhält das Recht, die zeitlich und räumlich unbegrenzten Verwertungsrechte an Dritte weiterzugeben. Eine Weitergabe zu kommerziellen Werbezwecken erfolgt nicht.

Der Deutschen Sportjugend wird jede bekannte oder erst in Zukunft bekannt werdende Vervielfältigungs- und Verwertungsmöglichkeit eingeräumt. Dies gilt insbesondere für die Verwertung der Fotos in einem anderem Medium (Film, Fernsehen, CD-Rom, Internet, Social-Media-Portale etc.).

Die Betreuer*innen und Teilnehmenden, bzw. deren Erziehungsberechtigte erklären, dass sie zur uneingeschränkten Rechteübertragung berechtigt sind.

Das Anfertigen der Fotos sowie das Einräumen der Rechte erfolgt unentgeltlich.

Medizinische Behandlungen und Auskünfte

Die Erziehungsberechtigten genehmigen ärztliche Behandlungen für ihr Kind, falls dies vom Arzt, dem Betreuungsteam oder der Gastfamilie für notwendig erachtet wird.

Die Teilnehmenden bzw. deren Erziehungsberechtigte sind verpflichtet, alle notwendigen Angaben zu eventuellen gesundheitlichen Problemen zu machen, die von den Betreuer*innen beachtet werden müssen. Hierzu zählen die Benennung und die Beschreibung der Allergien / Krankheiten / Behinderung sowie Hinweise zum Umgang damit.

Die Teilnehmenden und deren Erziehungsberechtigte bestätigen mit der Unterzeichnung dieser Teilnahme- und Einverständniserklärung, dass sie durch die Eintragung in das Online-Anmeldeformular und die beigefügte ärztliche Bescheinigung alle erforderlichen Angaben gemacht haben und keine Krankheit verschwiegen haben.

Ich habe eine Allergie, eine Krankheit oder Behinderung zu melden und habe im Online-Anmeldeformular alle erforderlichen Angaben eingegeben.

Ich habe keine Allergie, Krankheit oder Behinderung zu melden.

Jugendschutzgesetz – Freies Bewegen in Gruppen (Ausgeherlaubnis)

Im Programm sind auch Freizeitaktivitäten vorgesehen. Dazu können die Teilnehmenden in kleinen Gruppen von mindestens drei Personen eigenständig und ohne Betreuer*in unterwegs sein. Voraussetzung ist, dass sich die Personen bei einem*einer Betreuer*in abmelden, eine Rückkunftszeit vereinbart wurde und die Teilnehmenden mit den Betreue*innen eine Erreichbarkeit vereinbart haben. Dies gilt insbesondere für minderjährige Teilnehmende.

Die Erziehungsberechtigten nehmen die Regelungen zum freien Bewegen zur Kenntnis und bestätigen dies mit der Unterzeichnung dieser Teilnahme- und Einverständniserklärung.

Erlaubnis für Baden und Sportaktivitäten

Die Erziehungsberechtigten bestätigen, dass ihr Kind schwimmen kann und an Wassersportaktivitäten teilnehmen darf.

Sie erklären sich damit einverstanden, dass ihr Kind an Aktivitäten rund um das Klettern (z.B. Kletterwald) teilnimmt, und akzeptieren die geltenden Regeln vor Ort.

Einreisebestimmungen nach Japan

Derzeit sind die Einreisebestimmungen nach Japan zum Zeitpunkt des Austausches noch nicht bekannt. (Stand: Februar 2023) Sollten es besondere Einreisebestimmungen geben, werden diese von den Teilnehmer*innen einzuhalten sein. Dadurch ggf. entstehende Kosten (z.B. für einen PCR-Test) sind von den Teilnehmer*innen zu tragen.

Ich erkenne die Teilnahmebedingungen des deutsch-japanischen Sportjugend-Simultanaustausches an.

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Ort, Datum	Unterschrift Teilnehmer*in

Bei Jugendlichen unter 18 Jahre ist die Einverständniserklärung aller Erziehungsberechtigten erforderlich. Die elterliche Sorge umfasst die Vertretung des Kindes. Die Eltern vertreten das Kind gemeinschaftlich (§ 1629 Abs. 1 S. 1 BGB). Ein Elternteil vertritt das Kind allein, soweit er die elterliche Sorge allein ausübt oder ihm die Entscheidung nach § 1628 übertragen ist (§ 1629 Abs. 1 S. 2 BGB).

Hiermit erkläre/n ich / wir unser Einverständnis zur Teilnahme unseres Sohnes / unserer Tochter am deutsch-japanischen Sportjugend-Simultanaustausches. Die Teilnahmebedingungen habe/n ich / wir zustimmend zur Kenntnis genommen.

Wir ____________________________________________________ (Erziehungsberechtigte) vertreten unser Kind gemeinschaftlich (2 Unterschriften!).

Ich ____________________________________________________ (Erziehungsberechtigte*r) vertrete mein Kind allein.

_______________________________

Ort, Datum	Unterschrift Erziehungsberechtigte*r

_______________________________

Ort, Datum	Unterschrift Erziehungsberechtigte*r

Bestätigung durch die Entsendestelle: Mitgliedsorganisation:

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Ort, Datum	Unterschrift / Stempel

Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung

I. Worum geht es in dieser Erklärung?

Mit dieser Erklärung werde/n ich/wir umfassend darüber unterrichtet, welche personenbezogenen Daten nach Art und Umfang (II.) und zu welchen Zwecken (III.) im Zusammenhang mit meiner bzw. der Teilnahme meines/unseres Kindes am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch von der Deutschen Sportjugend im Deutschen Olympischen Sportbund e.V., Otto-Fleck-Schneise 12, 60528 Frankfurt am Main (nachfolgend „dsj“) verarbeitet werden.

Außerdem beinhaltet diese Erklärung meine/unsere Einwilligungen in die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten bzw. der personenbezogenen Daten meines/unseres Kindes durch die dsj für den Fall, dass die dsj nicht bereits kraft Gesetzes hierzu berechtigt ist.

Unter personenbezogenen Daten sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

II. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet die dsj?

1. Stammdaten Teilnehmer*in: Die dsj verarbeitet personenbezogene Daten mit Bezug zum Leben der Teilnehmer*innen:

Vor- und Nachname

Geschlecht

Geburtsdatum

Geburtsland

Staatsangehörigkeit

Anschrift

Konfektions- und Körpergröße

berufliche und ehrenamtliche Tätigkeiten

Verein/Sportart

Hobbys

Japanerfahrung

2. Kontaktdaten Teilnehmer*in: Die dsj verarbeitet personenbezogenen Daten zur Kontaktaufnahme mit den Teilnehmern*innen:

Telefonnummer

Handynummer

E-Mailadresse

Notfallkontaktnummer

3. Passdaten Teilnehmer*in: Die dsj verarbeitet personenbezogene Daten, die im Reisepass enthalten sind:

Vorname und Nachname (wie in „Machine Readable Zone“ hinterlegt, dem maschinenlesbaren Bereich eines Ausweis- oder Reisedokumentes, der durch optische Texterkennung gelesen werden kann, nachfolgend „MRZ“)

Reisepassnummer

Gültigkeit

4. Fotos und bewegte Bilder Teilnehmer*in

5. Medizinische Daten Teilnehmer*in: die dsj verarbeitet die in der ärztlichen Bescheinigung abgefragten und vom behandelnden Arzt übermittelten medizinischen Daten

Bestätigung Nichtvorliegen von ansteckenden Krankheiten

Datum der letzten Tetanusimpfung

Hinweise zu Medikamenteneinnahme, chronischen Krankheiten

Bestätigung der Reisefähigkeit

Zudem:

bestehende Allergien

bestehende Lebensmittelunverträglichkeiten

Vegetarier ja/nein

Raucher ja/nein

III. Zu welchen Zwecken werden personenbezogene Daten von der dsj verarbeitet?

1. Datenverarbeitung zum Zweck der Erfüllung des Vertrags über die Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch

Die dsj verarbeitet personenbezogene Daten (II.) der Teilnehmer*innen, um den Vertrag über die Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch zu erfüllen. Die dazu erforderliche Datenverarbeitung umfasst folgende Zwecke:

Aufenthaltsplanung und -Betreuung: Datenverarbeitung zum Zweck der Organisation von Anreise und Unterbringung, Verpflegung, sportliche Betreuung; Übermittlung von personenbezogenen an Reiseveranstalter und -gehilfen, Hotels, Jugendherbergen, Betreuer. Übermittlung von personenbezogenen Daten an die Japanische Sportjugend.

Medizinische Betreuung: Datenverarbeitung zum Zweck der Organisation und Gewährleistung von ggf. erforderlicher medizinischer Betreuung der Teilnehmer*innen. Übermittlung von personenbezogenen und medizinischen Daten an Betreuer*innen und Ärzte. Übermittlung von medizinischen Daten an die Japanische Sportjugend.

Versicherung: Datenverarbeitung zur Vorbereitung und zum Abschluss einer Versicherung der Teilnehmer*innen durch die dsj. Übermittlung von personenbezogenen Daten der Teilnehmer*innen an den Versicherungsgeber.

Ausrüstungsförderung: Datenverarbeitung zur Auswahl, Anpassung und Nachsorge bzgl. der zur Verfügung gestellten Ausrüstung durch Übermittlung von personenbezogenen Daten an Ausrüster und Sponsoren

Kommunikationsförderung: Datenverarbeitung zur Erstellung von Visitenkarten der Teilnehmer*innen. Übermittlung von personenbezogenen Daten an Druckerei.

2. Datenverarbeitung zu Zwecken, die über die Erfüllung des Vertrags zur Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch hinausgehen

Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Vermarktung des Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch in Print-, TV-, Presse oder Internetmedien sowie in Social-Media-Diensten: Im Rahmen der Vermarktung werden personenbezogene Daten der Teilnehmer*innen an Diensteanbieter mit Sitz in der EU, im EWR und in den USA übermittelt, um den Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch darzustellen und zu bewerben. Es handelt sich hierbei um Fotos, Bild- und Tonaufnahmen der Teilnehmer*innen, die ihn*sie identifizierbar abbilden.

Die Fotoaufnahmen und Berichterstattung mit der jeweiligen betroffenen Person sind bei einer Veröffentlichung im Internet oder in sozialen Medien/Netzwerken weltweit abrufbar. Eine Weiterverwendung und/oder Veränderung durch Dritte kann hierbei nicht ausgeschlossen werden.

Zur Vermarktung des Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch können Fotos, Bild- und Tonaufnahmen der Teilnehmer*innen in folgenden Medien veröffentlicht werden:

Homepage dsj

Facebook-Seite dsj/Simultanaustausch

YouTube Kanal dsj

Instagram dsj/Simultanaustausch

Twitter dsj

dsj-Informationsbroschüre

Regionale Presseerzeugnisse

IV. Meine/Unsere Einwilligungserklärungen

Mir/uns ist bekannt, dass meine personenbezogenen Daten bzw. personenbezogene Daten meines Kindes (II.) zur Erfüllung des Vertrages über die Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch von der dsj und den benannten Dritten verarbeitet werden. Hierzu bedarf es keiner Einwilligung meinerseits/unsererseits. Außerdem habe/n ich/wir nachstehende Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten gem. Art. 13, 14 DSGVO zur Kenntnis genommen.

Ich/Wir bin/sind damit einverstanden, dass meine personenbezogenen Daten bzw. personenbezogene Daten meines/unseres Kindes (II.1 und 4) zu Zwecken der Vermarktung des Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch in Print-, TV-, Presse- oder Internetmedien einschließlich Social-Media übermittelt und von diesen verarbeitet werden dürfen. Ich/Wir habe/n die nachstehenden Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten gem. Art. 13, 14 DSGVO zur Kenntnis genommen. Meine/Unsere Einwilligung ist freiwillig. Eine Verweigerung meiner/unserer Einwilligung hat keine nachteiligen Folgen, insbesondere nicht auf die Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch.

Ich/Wir bin/sind damit einverstanden, dass meine medizinischen Daten bzw. die medizinischen Daten meines/unseres Kindes (II.5) zum Zweck der Gewährleistung meiner medizinischen Betreuung bzw. der medizinischen Betreuung meines/unseres Kindes (III.2) von der dsj verarbeitet und an den begleitenden Arzt sowie an die Japanische Sportjugend übermittelt werden dürfen. Ich/Wir habe/n die nachstehenden Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten gem. Art. 13, 14 DSGVO zur Kenntnis genommen. Meine/Unsere Einwilligung ist freiwillig. Eine Verweigerung meiner/unserer Einwilligung hat keine nachteiligen Folgen, insbesondere nicht auf die Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch.

Ich/Wir habe/n verstanden, dass die Abgabe dieser Einwilligungserklärung meine/unsere eigene, freie Entscheidung ist. Mir/uns ist bekannt, dass ich/wir meine/unsere Einwilligung jederzeit widerrufen kann/können (z.B. per E-Mail oder Brief). Mehr Informationen zum Widerruf der Einwilligung sind unten in der Tabelle unter „Ihr Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung“ enthalten.

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Ort, Datum	Unterschrift

Bei Minderjährigen unter 18 Jahren ist die Zustimmung der Träger der elterlichen Verantwortung erforderlich. Die elterliche Sorge umfasst die Vertretung des Kindes. Die Eltern vertreten das Kind gemeinschaftlich (§ 1629 Abs. 1 S. 1 BGB). Ein Elternteil vertritt das Kind allein, soweit er die elterliche Sorge allein ausübt oder ihm die Entscheidung nach § 1628 übertragen ist (§ 1629 Abs. 1 S. 2 BGB).

Wir ____________________________________________________ (Erziehungsberechtigte) vertreten unser Kind gemeinschaftlich (2 Unterschriften!).

Ich ____________________________________________________ (Erziehungsberechtigte*r) vertrete mein Kind allein.

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Ort, Datum	Unterschrift Erziehungsberechtigte*r

_______________________________

Ort, Datum	Unterschrift Erziehungsberechtigte*r

Hinweise zum Datenschutz nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO
für die Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch

Mit dieser Anlage informieren wir Sie als betroffene Person über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch. Außerdem informieren wir Sie hiermit über die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Hiermit erfüllen wir unsere Informationspflichten aus Art. 13, 14 und 21 Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?	Verantwortlich ist: Deutsche Sportjugend im Deutschen Olympischen Sportbund e.V. (DOSB) Otto-Fleck-Schneise 12 60528 Frankfurt am Main Tel.: 069/ 67 00 - 0 E-Mail: info@dsj.de Ihre Ansprechpartnerin für diese Vereinbarung ist: Kaori Miyashita Tel. 069 6700 334 japan@dsj.de
2. An wen kann ich mich bei vertraulichen Fragen zum Datenschutz wenden?	Die Datenschutzbeauftragte der dsj erreichen Sie unter: Daniela Köhnlechner Otto-Fleck-Schneise 12 60528 Frankfurt am Main datenschutzbeauftragte@dosb.de
3. Welche Quellen und Datenkategorien werden für die Veranstaltung verarbeitet?	Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Anmeldung zum Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch erhalten haben oder die Ihre dsj-Mitgliedsorganisation(siehe 1-03-005)/Verbände/Gruppenleiter*innen in diesem Kontext angegeben hat/haben. Relevante Datenkategorien sind: Stammdaten Teilnehmer*in (II.1) Kontaktdaten Teilnehmer*in (II.2) Passdaten Teilnehmer*in (II.3) Fotos und bewegte Bilder Teilnehmer*in (II.4) Medizinische Daten (II.5)
4. Wofür verarbeitet die dsj meine Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?	Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke Ihrer Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch (III.1). Die dazu erforderliche Datenverarbeitung umfasst folgende Zwecke: Aufenthaltsplanung und -Betreuung, medizinische Betreuung, Versicherung, Ausrüstungsförderung, Kommunikationsförderung. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt, weil sie zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von medizinischen Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die betroffene Person hat in die Verarbeitung ihrer Daten ausdrücklich eingewilligt hat. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt weiterhin zu Zwecken, die über die Erfüllung des Vertrags zur Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch hinausgehen (III.2). Hierunter fällt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu Zwecken der Vermarktung des Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch in Print-, TV-, Presse- oder Internetmedien sowie in Social-Media-Diensten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Die betroffene Person hat in die Verarbeitung ihrer Daten ausdrücklich eingewilligt. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu einem anderen Zweck als den genannten Verarbeitungszweck ist nicht beabsichtigt.
6. An wen werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben?	Im Zusammenhang mit der Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch erhalten diejenigen Stellen innerhalb der dsj Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Zudem erhalten von der dsj auftrags- und weisungsgebunden eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) personenbezogene Daten, wenn deren Schutz durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet ist. Dies ist insbesondere die GWeb Solutions GmbH & Co. KG, die für die Entwicklung, das Hosting und den Betrieb der Datenbank zur internen Verwaltung des Deutsch-Japanisch Sportjugend-Simultanaustausches verantwortlich ist. Um den Aufenthalt der Teilnehmer*innen durchführen und gewährleisten zu können, werden Ihre personenbezogenen Daten an die Japanische Sportjugend weitergegeben. Diese vollzieht die weitere Datenverarbeitung an dessen Sitz in Japan, und wird die übermittelten personenbezogenen Daten ggf. an weitere Stellen und nationale Behörden zum Zwecke der Durchführung des geplanten Austausches weiterleiten. Weitere Stellen, an welche die personenbezogenen Daten von der dsj weitergeleitet werden, sind die Versicherungsgesellschaft Himmelseher zu Zwecken der Versicherung der Teilnehmer*innen; das Reisebüro consens reisen zu Zwecken der Flugbuchung für die Teilnehmer*innen; die Druckerei Peter Kühne Verlag zu Zwecken der Erstellung der Visitenkarten für die Teilnehmer*innen; der Landessportbund Hessen zu Zwecken der Buchung der Unterkunft und das Jugendbildungszentrum Blossin zu Buchungszwecken der Unterkunft. Zudem werden die ärztlichen Bescheinigungen der Teilnehmer*innen an einen zugelassenen Arzt und Mitglied der Arbeitsgruppe Japan der dsj weitergeleitet, um mit der Gruppenleitung und dem Leitungsteam die ggf. erforderlichen Maßnahmen zu besprechen und eine medizinische Versorgung der Teilnehmer*innen zu gewährleisten.
7. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?	Soweit erforderlich, werden Ihre Daten für die Dauer der Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch verarbeitet und gespeichert. Darüber hinaus unterliegt die dsj verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Zudem beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahren betragen können. Nach Ablauf der jeweiligen Speicherdauer werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. Nach Beendigung der Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch erfolgt die weitere Aufbewahrung bis zum Ablauf der einschlägigen Fristen, soweit dies zu deren Erfüllung erforderlich ist.
8. Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?	Ihre personenbezogenen Daten werden nach Japan in ein Drittland übermittelt. Für Japan besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission im Sinne des Art. 45 Abs. 1, 3 DSGVO. Das bedeutet, dass die EU-Kommission positiv festgestellt hat, dass das landessspezifische Datenschutzniveau von Japan dem der Europäischen Union entspricht.
9. Welche Datenschutzrechte habe ich?	Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO in Verbindung mit § 19 BDSG). Die für den Veranstalter zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Datenschutzbeauftragte Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden Telefon: 0611 14080 Fax: 0611 1408-900 E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de Ihnen steht es frei, sich auch bei einer anderen zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
10. Besteht für Sie eine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?	Soweit nachfolgend bei den Angaben zu den Rechtsgrundlagen nichts anderes erläutert wird, sind Sie zur Bereitstellung personenbezogener Daten nicht verpflichtet. In den Fällen des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sind die personenbezogenen Daten jedoch zu einer Vertragserfüllung oder zu einem Vertragsabschluss erforderlich. Stellen Sie die betroffenen personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung, ist die Vertragserfüllung oder der Vertragsabschluss nicht möglich. Stellen Sie die Daten in den Fällen des Art. 6 Abs. 1 lit. a, f DSGVO nicht zur Verfügung, ist eine Nutzung der betroffenen Funktionen der Datenbank nicht bzw. nur eingeschränkt möglich
11. Inwieweit gibt es automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling?	Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling erfolgen nicht.
12. Kann ich eine von mir erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten widerrufen?	Sollte sich die Datenverarbeitung im Rahmen der Teilnahme am Deutsch-Japanischen Sportjugend-Simultanaustausch auf eine von Ihnen erteilte Einwilligung stützen, haben Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 S. 4 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hiervon nicht berührt. Der Widerruf ist formlos per Post oder E-Mail an die unter 1. genannte Anschrift möglich. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, eine andere (gesetzliche) Grundlage gestattet dies.

Ärztliche Bescheinigung

50. deutsch – japanischer Sportjugend – Simultanaustausch 2023

Beginn der Reise: bis zum

Name:	Vorname:

PLZ:	Ort:	Straße:

Geb.-Datum:

wurde von mir untersucht und ist frei von ansteckenden Krankheiten.

Der/die Teilnehmer/-in ist für den o.g., auch mit körperlichen Anstrengungen verbundenen Aufenthalt, geeignet und reisefähig.

Letzte Tetanusimpfung am _____________________

Sonstige Hinweise: (z. B. Medikamenteneinnahme, chronische Krankheiten)

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Gegen die Teilnahme am o.g. Simultanaustausch bestehen aus ärztlicher Sicht keine Bedenken.

________________________________________

Ort, Datum	Unterschrift und Stempel des Arztes

Meldeinformationen für die Datenbankeingabe (Formular nicht an die dsj weiterreichen)

______________________________________________________________________

Vorname:	Vorname (gesamt):	(gemäß Reisepass)

Nachname:

Geb.-Datum:	Geschlecht:	W M D

Email:

Telefon:	Handy:

Körpergröße:

Tätigkeit:

Staatsangehörigkeit:

Verein:

Japanerfahrung:

Sportart:

Hobbys:

Notfalltelefonnummer:

Allergien:	ja nein

Körperliche Einschränkung:

Vegetarier:	ja nein Ich esse kein Fisch Ich esse keine Milchprodukte

Raucher:	ja nein

T-Shirt Damen:	XS S M L XL 2XL

T-Shirt Herren:	XS S M L XL 2XL 3XXL

Polo Shirt Damen:	XS S M L XL 2XL 3XXL

Polo Shirt Herren:	XS S M L XL 2XL 3XXL

Stand: Februar 2023